Nhắn tin cho đứa bạn thân và viết một dòng gửi cô giáo — bạn có để ý tay mình tự động đổi giọng không? Vì sao lại thế, và cái "đổi giọng" đó thật ra là làm gì?
Bạn có bao giờ đọc lại tin mình vừa gửi cô, và thấy hơi... sai sai?
Nhắn cho đứa bạn thân, bạn gõ: "ê mai nghỉ nha t ốm". Xong, gửi luôn, chẳng nghĩ ngợi gì.
Nhưng nếu gõ y hệt câu đó rồi gửi cho cô giáo? Bạn tự thấy nó kỳ, đúng không? Câu hỏi là: kỳ ở đâu? Đâu phải vì câu đó sai chính tả.
Cái khác nhau không phải là chữ nghĩa hoa mỹ.
Bạn thân đọc tin của bạn với rất nhiều thứ đã "hiểu ngầm" từ trước — biết bạn là ai, biết chuyện gì đang xảy ra. Cô giáo thì không có sẵn cái ngầm đó. Viết nghiêm túc là viết sao cho người chưa biết gì vẫn hiểu ngay, không phải viết cho dài hay cho kêu.
Vậy một tin nhắn "chưa biết gì vẫn hiểu ngay" cần có những gì?
Đúng bốn phần. Thiếu một phần là người đọc phải đoán.
Gọi đúng người, đúng cách xưng hô: "Con chào cô ạ", "Kính gửi...". Không cần hoa mỹ, chỉ cần đúng.
Ngay câu thứ hai, nói thẳng: chuyện gì, khi nào, vì sao. Đừng vòng vo mãi rồi mới vào chuyện — người đọc không có nhiều thời gian đoán ý bạn.
Một câu ngắn: "Con cảm ơn cô ạ". Không phải khách sáo — mà là cách nói "em biết cô đang bận, cảm ơn vì đã đọc".
Tên bạn, lớp, hoặc cả hai nếu cần. Cô giáo có thể dạy 200 học sinh — đừng để cô phải đoán "Minh" nào.
Nhiều bạn nghĩ càng viết dài, càng dùng từ to tát thì càng "ra vẻ" nghiêm túc. Thật ra ngược lại: một email đủ bốn phần, ngắn gọn, rõ ràng mới là nghiêm túc thật.
Cô giáo bận đọc hàng chục tin một lúc — email dài dòng, chữ khó chỉ khiến cô phải đọc lại hai lần để hiểu bạn muốn gì.
Bốn phần này áp dụng cho email. Nhưng còn tờ đơn xin phép giấy, dán ở góc lớp — nó có khác gì không?
Nhưng nếu đơn chỉ là "thủ tục", có cần đủ bốn phần không?
Nhiều bạn nghĩ đơn xin phép khô khan hơn email — chỉ cần điền tên, lý do, ký tên là xong, không cần lời cảm ơn vì "đây có phải thư đâu".
Thử đọc kỹ một tờ đơn xin phép mẫu xem có đúng vậy không.
Đơn xin phép không thiếu lời cảm ơn — nó vẫn ở đó, chỉ đổi thành "em xin chân thành cảm ơn".
Một tờ đơn thật ra chính là một email nghiêm túc, chỉ đổi cách trình bày phần đầu cho đúng khuôn giấy. Ai nghĩ đơn thì "khô khan, không cần cảm ơn" là đang bỏ sót đúng cái phần khiến người đọc thấy được tôn trọng.
Vậy nếu viết xong một email hay một tờ đơn, làm sao biết nó đã đủ bốn phần, hay còn thiếu chỗ nào?
Một email hoặc một đơn thật — máy sẽ soi giúp bạn bốn phần.
Gõ vào ô dưới, như đang viết thật. Không ai chấm điểm — máy chỉ soi giúp bạn thiếu phần nào.
Ví dụ bạn chỉ viết được một câu xin phép mà quên hẳn lời chào — đó không phải là dở. Đó là lúc bạn vừa tự phát hiện ra mình còn thiếu phần nào, trước khi bấm gửi thật.
Ba câu mở đầu hay gặp — thử đoán câu nào khiến cô giáo phải đọc lại hai lần.
Ba kiểu này không sai về đạo đức — chỉ là thiếu một trong bốn phần. Và người phải trả giá cho chỗ thiếu đó chính là người nhận.
Và biết viết một email, một tờ đơn đúng cách — không chỉ dùng được với cô giáo. Bạn sẽ còn viết cho huấn luyện viên, cho ban tổ chức một cuộc thi, cho một nơi bạn xin thực tập sau này. Bốn phần nhỏ này đi theo bạn rất lâu.